Por que a evolução do programa de privacidade com automação é tão necessária?
Embora a regulamentação tenha sido, e ainda seja, um dos principais fatores para os programas de privacidade, a motivação das empresas ao montar programas de privacidade não é mais exclusivamente a conformidade total. As equipes de privacidade passaram a se concentrar além de suas obrigações de conformidade regulatória e geração de relatórios para incorporar a governança de forma mais estratégica no ciclo de vida dos dados dentro da empresa. Esse é o resultado da rápida evolução do cenário regulatório, mas também do ritmo em que o uso de dados ocorre e evolui, bem como das tecnologias que os apoiam.
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Um dos principais desafios das equipes de privacidade em se adaptar continuamente a esses ambientes regulatórios e de dados é a capacidade de encontrar, entender e proteger dados de forma facilitada. Os dados residem em muitos locais digitais e analógicos, e em muitos outros formatos, na maioria das organizações. Isso se traduz em processos manuais, demorados e, muitas vezes, sem conexão entre a conformidade e a governança.
Sem uma maneira de encontrar e preencher dados em um local centralizado, as equipes de privacidade ficam de mãos atadas. Elas não podem criar políticas de governança eficazes nem colaborar com stakeholders internos a fim de atender às normas de conformidade. Resolver esse problema deve ser uma prioridade da equipe de privacidade.
A melhor solução para esse desafio é a automação. Ela permite que as equipes integrem todos os seus sistemas, descubram e classifiquem dados e criem um inventário de dados centralizado. A partir daí, as equipes de privacidade podem abordar aspectos mais amplos de seus programas de privacidade, como DSARs, gestão de incidentes e muito mais.
Conheça seus dados
Uma visão centralizada dos dados pessoais armazenados e tratados por uma organização, geralmente chamada de “mapa de dados”, serve como base para qualquer programa de privacidade e tem sido assim desde que as organizações começaram a se preparar para a LGPD. O que mudou é que muitas organizações agora percebem que, para ter um mapa de dados mais preciso e atualizado, as pesquisas e outras etapas manuais devem ser substituídas pela automação.
A descoberta de dados é a resposta. Ela utiliza a automação para analisar vários sistemas e ativos de dados. Ela localiza os dados pessoais armazenados nesses sistemas e os classifica, além de aproveitar análises incrementais programadas para identificar as alterações à medida que elas ocorrem.
O mapa de dados é o resultado de um processo organizado de descoberta de dados. O mapeamento de dados cria inventários centralizados e uma representação visual de todo o ciclo de vida dos dados que as equipes de privacidade podem aproveitar, ao saberem que têm uma visualização quase em tempo real de seus dados. Elas também podem identificar facilmente deficiências em seus processos de dados, segurança e conformidade e remediar violações de políticas para reduzir riscos. Se você não conhece os dados, como pode protegê-los com eficiência?
Com a descoberta e o mapeamento de dados em vigor, uma equipe de privacidade tem um inventário centralizado de dados que pode ser usado para tomar decisões e agir, independentemente da área que estiver analisando: privacidade, segurança ou governança de dados.
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Automatize as atividades do programa de privacidade
Depois que a equipe de privacidade padroniza a descoberta e o mapeamento de dados, ela pode lidar com as outras áreas de seu programa com facilidade.
As solicitações de acesso dos titulares de dados (DSARs) estão aumentando em volume e complexidade. Elas exigem que as equipes de privacidade localizem, coletem e façam a limpeza direcionada de dados sensíveis rapidamente. Com a descoberta e os mapeamentos de dados em vigor, as equipes de privacidade sabem exatamente onde armazenam os dados de um indivíduo. Elas podem direcionar esses dados, executar a limpeza direcionada automaticamente e entregá-los ao solicitante em tempo hábil.
Outra área que a descoberta de dados apoia é a gestão de incidentes. Lidar com riscos e incidentes se torna uma tarefa mais fácil para a equipes de segurança, pois agora elas podem acessar facilmente os dados de que precisam para remediar situações.
A automação da descoberta de dados também define o cenário para a próxima geração dos esforços de governança de dados e privacidade, como a gestão da política de privacidade. Como as equipes de privacidade conseguem acessar facilmente os dados, elas podem não apenas rastrear quem os recebeu e aceitou as políticas de privacidade, mas também começar a detectar violações a essas políticas, corrigir problemas e reduzir o risco geral.
Evolua do fluxo de trabalho manual para uma plataforma de automação
As equipes de privacidade precisam de uma tecnologia que vá além do simples fluxo de trabalho e as ajude a automatizar tarefas que tradicionalmente têm levado muito tempo e esforço e só fornecem informações desatualizadas. Essa tecnologia permite que os programas de privacidade se tornem mais integrados às tecnologias usadas pela empresa, em vez de simplesmente ser algo a mais, a fim de simplificar ainda mais as iniciativas de privacidade, segurança e governança de dados das organizações.
O software da OneTrust foi criado para automatizar a privacidade do início ao fim, incluindo:
- A descoberta e classificação de dados pessoais em todo o ecossistema de TI, ao aplicar contexto corporativo e regulatório por meio da pesquisa DataGuidance.
- Preenchimento de um catálogo e inventário de dados centralizado para servir como base às iniciativas de privacidade, segurança e governança de dados.
- Potencialização de fluxos de trabalho de privacidade, como registros de criação de tratamento, resposta a incidentes e atendimento automatizado de DSARs.
- Aplicação de políticas, como a retenção de dados, a minimização de dados e o acesso a dados por meio de aplicação de controles, como limpeza direcionada, exclusão e governança de acesso em todo o ecossistema de TI.
Com essas ferramentas de automação da privacidade em vigor, as equipes de privacidade podem tomar decisões mais informadas e automatizar os processos de privacidade e governança. Além disso, as ferramentas são de fácil utilização, para que todos na equipe possam aproveitá-las para aumentar a eficiência e a eficácia de suas tarefas diárias.
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Leituras adicionais:
- Leia o artigo: Por que as equipes de privacidade precisam da descoberta de dados?
- Leia o artigo: Como automatizar seus fluxos de DSAR com Descoberta e Limpeza Direcionada de Dados
- Veja o infográfico: Como automatizar seu processo de DSAR com Descoberta e Limpeza Direcionada de Dados
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