Blog | 06 de Janeiro de 2021

5 problemas com o uso de planilhas para Gestão de GRC

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Nos dias hoje, em que a gestão de GRC está em constante evolução, os desafios são enormes. Entidades reguladoras e auditores estão examinando a gestão de risco empresarial, questões regulatórias, segurança cibernética, gestão de fornecedores e outras áreas de conformidade como nunca antes.

Se o seu programa de GRC é em grande parte construído com base em planilhas, você provavelmente as utiliza para várias funções. Incluindo, por exemplo, gestão de riscos, problemas, exceções, avaliações, planos de remediação, vulnerabilidades, fluxos de trabalho, e muito mais. Embora as planilhas possam ser um meio eficaz de iniciar seu programa de conformidade, muitos problemas podem surgir ao utilizá-las amplamente para a gestão de GRC.

Se você ainda não está convencido, descrevemos os 5 problemas mais comuns que as empresas enfrentam ao utilizar planilhas para a gestão de GRC.

5 problemas com o uso de planilhas para Gestão de GRC

1. Erro humano

A planilha é um recurso offline que não tem a capacidade de automatizar o processo de entrada de dados para suas operações de GRC. Isso significa que sempre que você receber evidências de conformidade para várias funções, deverá abrir a planilha e registrás-la manualmente. Sua equipe deve fazer cada mudança, cada atualização, cada correção e cada nova entrada. E como todos sabemos, as pessoas não são perfeitas. De fato, 90% de todas as planilhas contêm erros. Humanos são imperfeitos e, portanto, sua planilha atualizada manualmente também é.

2. Visibilidade Insuficiente

Se você tem vários colaboradores trabalhando na mesma planilha, você está perdido. As planilhas não têm modelos de acesso para múltiplos usuários. Isso aumenta o fator “erro humano” e aumenta as chances de entrada de dados imprecisos. O maior problema disso é que você não consegue rastrear quem, o quê ou quando ocorrem as mudanças.

3. Relatórios atrasados

A entrada e a validação de dados precisam ser processadas manualmente antes de executar um relatório e apresentar os resultados à sua equipe. Muitas vezes, você perde a capacidade de agregar e normalizar de maneira eficaz percepções de risco em vários pontos e fontes de dados. No mínimo, esse tipo de consolidação requer manipulação manual pesada e análise de vários arquivos.

4. Trilhas de auditoria

Quando se trata de gestão de GRC, as trilhas de auditoria são fundamentais para a gestão integrada de risco. Diferentemente das ferramentas modernas de GRC, as planilhas não têm funções de trilha de auditoria. Ferramentas de colaboração online até oferecem possibilidade de “rastrear mudanças” (track changes), mas não há uma visão resumida da atividade, e analisar cada versão pode ser um trabalho bem entediante. As ferramentas de GRC fornecem uma trilha de auditoria estruturada que as partes interessadas podem facilmente explorar para obter um registro completo das atividades.

5. Análise de dados limitada

Um programa abrangente de GRC vai além de auditorias de TI. O objetivo é obter insights que possam melhorar tanto seus processos de GRC quanto seus esforços de segurança cibernética. Entretanto, as planilhas são estáticas. Elas não podem cruzar as relações entre os dados ou fornecer uma visão de negócios e de gestão de risco significativa para relatórios. Além disso, a falta de automação e a dependência da intervenção humana em planilhas prejudicam a capacidade de analisar desenvolvimentos arriscados em todo o se cenário de ameaças de gestão de GRC.

Simplificando, ao pensar em seu programa de GRC, considere a implementação da OneTrust GRC – Gestão Integrada de Risco. A plataforma centralizada permite aos profissionais de risco, conformidade e auditoria identificar, medir e remediar riscos em seus negócios para cumprir as regras internas e os regulamentos externos.

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