Comprendre le cycle de vie des données est un aspect essentiel des activités de l’entreprise d’aujourd’hui. Mais les données personnelles ne doivent pas être oubliées après qu’elles aient été collectées et utilisées. Il est impératif de les stocker et de les éliminer de façon sécurisée pour garantir leur utilisation responsable tout au long de leur cycle de vie. Si une meilleure visibilité sur le traitement correct des données personnelles dans les premières étapes de leur cycle de vie est essentielle, il faut garder le contrôle pendant les étapes finales pour vous protéger contre les menaces potentielles et renforcer votre stratégie de gestion des données.
Une gestion responsable des données est essentielle
Une gestion responsable des données est essentielle à chaque étape du cycle de vie des données, particulièrement aux étapes de stockage et d’élimination. Mal gérer les données dans les dernières étapes de leur cycle de vie peut entraîner des risques importants en matière de sécurité et de confidentialité, susceptibles de provoquer des violations, des sanctions juridiques ainsi qu’une perte de confiance de la part des consommateurs. En gérant les données de manière responsable dans les phases de stockage et d’élimination, les organisations protègent mieux les informations sensibles et réduisent les risques pesant sur les données au repos. Cela permet également de garantir que les données sont exactes, accessibles et utilisables pour ceux qui en ont besoin, améliorant ainsi l’efficacité opérationnelle et les processus de prise de décision.
Pour gérer des données personnelles, il est impératif de tenir un registre de toutes les activités de l’entreprise qui les utilisent. Cette cartographie des données et des traitements doit être exhaustive et actualisée en continu pour permettre de déterminer à quel moment les données personnelles ont satisfait la finalité initiale pour laquelle elles ont été recueillies, ainsi que la durée pendant laquelle elles doivent être conservées conformément aux exigences légales applicables dans chaque juridiction. Elle vous aidera aussi à évaluer les mesures de gouvernance et de sécurité des données à mettre en place.
Stocker ou ne pas stocker, telle est la question
Avant de déterminer comment stocker ses ressources de données, il est essentiel de s’interroger d’abord sur la nécessité même de les conserver. Le stockage de données en dehors des finalités initialement prévues peut non seulement violer certaines lois sur la protection des données, mais peut aussi poser des problèmes de sécurité. Sans parler des coûts supplémentaires.
C’est là que de nouvelles mesures de sécurité, telles que le chiffrement, deviennent cruciales. En convertissant les données en un format codé, le chiffrement garantit que, même si elles sont interceptées, elles restent illisibles sans la clé de déchiffrement appropriée. Dans certains cas, la méthode Bring Your Own Key (BYOK) peut constituer une mesure de sécurité supplémentaire, notamment lorsque vous partagez des données personnelles à l’international. Les techniques de chiffrement modernes offrent une protection robuste pour les données, qu’elles soient stockées ou transmises. L’utilisation du chiffrement de bout en bout peut encore améliorer la sécurité en garantissant que les données restent protégées au repos et dans l’ensemble de leur cycle de vie.
Il va sans dire que des audits et une maintenance réguliers sont essentiels pour maintenir la sécurité et l’intégrité des données et pour vous assurer que vous gérez les données de manière responsable tout en créant des justificatifs traçables. Les audits permettent d’identifier les vulnérabilités, les problèmes de non-conformité et les domaines à améliorer. Ils doivent être faits périodiquement et chaque fois que des modifications importantes sont apportées à l’infrastructure de données. Les tâches de maintenance, telles que la mise à jour des logiciels, la correction des vulnérabilités et l’optimisation des systèmes de stockage, garantissent que les données restent sécurisées et accessibles dans le temps.
Importance d’éliminer les données de manière sécurisée
Déterminer quand les données sont prêtes à être éliminées constitue une étape cruciale de leur cycle de vie. Il s’agit d’identifier les données qui ne sont plus nécessaires à des fins opérationnelles, juridiques ou historiques et qui doivent être supprimées. Ce processus d’identification pour ensuite garantir une élimination définitive peut constituer un challenge pour les organisations. Il faut souvent passer les politiques de conservation des données en revue et s’assurer que les données sont conservées uniquement pendant la durée nécessaire. La détection des données redondantes, obsolètes et triviales (ROT) peut contribuer à optimiser ce processus.
L’élimination sécurisée des données est essentielle pour minimiser les risques liés à la protection de la vie privée et à la sécurité, tels que l’accès non autorisé aux données. Elle joue également un rôle important pour la conformité aux exigences légales et réglementaires à l’échelle mondiale. Différentes juridictions ont des lois spécifiques pour encadrer la conservation des données, telles que le Règlement général sur la protection des données (RGPD) en Europe et le California Consumer Privacy Act (CCPA) aux États-Unis. Les entreprises doivent se tenir informées de ces réglementations et mettre en œuvre des pratiques d’élimination conformes pour éviter toute répercussion juridique.
Une stratégie de gestion des données responsable
Grâce à la mise en place de politiques de données et de mesures de gouvernance complètes, les entreprises peuvent disposer d’un cadre de référence de gestion des données responsable dans différentes équipes et auprès des différentes parties prenantes. Les politiques permettent de définir des règles relatives à la collecte, au stockage, à l’utilisation et à l’élimination, garantissant que les données sont prises en compte et gérées correctement à toutes les étapes de leur cycle de vie. Elles doivent aussi définir les rôles et responsabilités, établir des normes de classification des données, et fixer des lignes directrices pour protéger les données et la confidentialité.
Pour de nombreuses organisations qui cherchent à faire mûrir leurs processus de gestion des données, la technologie jouera un rôle crucial. Des outils tels que la cartographie des données ou la découverte de données automatisées, les logiciels de chiffrement et les systèmes d’audit automatisés peuvent améliorer l’efficacité et la sécurité. Ces technologies, associées à une collaboration interfonctionnelle, aident les organisations à surveiller l’utilisation des données, à détecter les anomalies et à garantir la conformité aux politiques de données.
Étapes suivantes pour une utilisation responsable des données dans l’ensemble de leur cycle de vie
Dans cette série d’articles de blogs, nous avons examiné comment les entreprises pouvaient utiliser les données personnelles de manière responsable à chaque étape de leur cycle de vie. Cependant, différents domaines de gestion des programmes de protection de la vie privée sont impliqués à chaque étape du cycle de vie des données, et les organisations présentent des niveaux de maturité variés pour chacun d’entre eux. En comparant votre programme actuel au modèle de maturité de la protection de la vie privée OneTrust, OneTrust Data Privacy Maturity Model, vous pouvez mettre en évidence les mesures particulières à prendre pour faire évoluer vos processus de protection de la vie privée et adopter une approche plus responsable de l’utilisation des données personnelles.
