Entender el ciclo de vida de los datos es un aspecto fundamental de las operaciones empresariales modernas. Sin embargo, los datos personales no deberían olvidarse una vez se han recopilado y utilizado. Almacenar correctamente y eliminar los datos de forma segura es imperativo para garantizar el uso responsable de los datos durante todo su ciclo de vida. Además de garantizar una mayor visibilidad sobre el tratamiento correcto de los datos personales en las primeras fases del ciclo de vida de los datos, también es importante hacer las cosas bien en las fases finales, puesto que ayuda a proteger a tu organización frente a posibles amenazas y a mejorar tu estrategia de gestión de datos.
La gestión responsable de los datos es clave
La gestión responsable de los datos es crucial en todas las fases del ciclo de vida de los datos; especialmente, en las fases de almacenamiento y eliminación. En este sentido, la gestión incorrecta de los datos en las últimas fases de su ciclo de vida podría dar lugar a importantes riesgos de seguridad y privacidad que, a su vez, podrían resultar en brechas, sanciones y la pérdida de confianza de los consumidores. Por ello, al gestionar los datos de forma responsable en las fases de almacenamiento y eliminación, las organizaciones cuentan con un mayor control sobre cómo protegen la información confidencial y reducen el riesgo para los datos mientras están en reposo. Esto también garantiza que los datos sean precisos y fáciles de acceder y utilizar para quienquiera que lo necesite, lo que mejora la eficiencia operativa y los procesos de toma de decisiones.
Asimismo, a la hora de gestionar datos personales, es imprescindible disponer de un registro con todas las actividades de la empresa que utilizan dichos datos. Este mapa de datos y actividades debe ser permanente; es decir, estar bien actualizado y ser exhaustivo para ayudarte a comprender cuándo los datos personales han cumplido el propósito original para el que se recopilaron, así como durante cuánto tiempo deberán almacenarse de acuerdo con los requisitos jurídicos de la jurisdicción pertinente. Esto también te ayudará a evaluar qué controles de seguridad y gobernanza de datos deben implementarse.
¿Almacenar o no almacenar?
Antes de decidir cómo vas a almacenar tus activos de datos, es fundamental que te preguntes si deberías almacenarlos. Los datos que se almacenen más allá de su propósito original no solo podrían infringir las leyes de privacidad y protección de datos, sino que también podrían plantear problemas de seguridad adicionales. Por no hablar del coste adicional.
Ahí es donde las medidas de seguridad adicionales, como el cifrado, se convierten en un pilar clave para tus programas de gestión de datos. Al convertir los datos a un formato codificado, el cifrado garantiza que, incluso si se interceptaran los datos, estos continuarían siendo ilegibles sin la clave de descifrado adecuada. En algunos casos, Bring Your Own Key (BYOK) puede servir como una medida de seguridad adicional; en concreto, cuando compartes datos personales entre diferentes países. Además, las técnicas de cifrado modernas te ofrecen una protección robusta tanto para los datos almacenados como para los que se han transmitido. Por su parte, implementar el cifrado de extremo a extremo puede mejorar aún más la seguridad al garantizar que los datos permanecen protegidos en reposo y durante todo su ciclo de vida.
Es algo obvio, pero las auditorías y el mantenimiento periódicos son esenciales para mantener la seguridad y la integridad de los datos, e implementarlos te ayuda a asegurarte de que estás gestionando los datos de manera responsable, así como a crear un registro documental. A su vez, las auditorías pueden identificar vulnerabilidades, problemas de incumplimiento y áreas de mejora, por lo que deben efectuarse periódicamente y siempre que se produzcan cambios significativos en la infraestructura de datos. Por último, las tareas de mantenimiento, como la actualización de software, la aplicación de parches para corregir vulnerabilidades y la optimización de los sistemas de almacenamiento, garantizan que los datos permanecen seguros y son accesibles a lo largo del tiempo.
La importancia de la eliminación segura de los datos
Determinar cuándo los datos están listos para su eliminación es un paso muy importante en el ciclo de vida de los datos, y es fundamental hacerlo bien. En resumen, los datos que ya no necesitas para fines operativos, jurídicos o históricos deben marcarse para su eliminación. Sin embargo, detectar este tipo de datos y garantizar su eliminación permanente supone un reto para las organizaciones, puesto que el proceso suele implicar la revisión de las políticas de retención de datos y la garantía de que los datos se conservan únicamente durante el tiempo estrictamente necesario. Por este motivo, identificar los datos redundantes, obsoletos y triviales puede ayudar a agilizar este proceso.
Dicho esto, deshacerse de los datos de modo seguro es primordial a la hora de minimizar los riesgos de privacidad y seguridad como, p. ej., el acceso no autorizado a los datos. Esto también desempeña un papel crítico en el cumplimiento de los requisitos jurídicos y normativos en todo el mundo. Las diferentes jurisdicciones cuentan con leyes específicas que rigen la retención de datos, como el RGPD de la UE y la Ley de privacidad del consumidor de California (CCPA) en los EE. UU. Además, las organizaciones deben mantenerse bien informadas sobre estas regulaciones e implementar prácticas de eliminación que cumplan con la normativa para evitar repercusiones legales.
Una estrategia de gestión de datos responsable
Las políticas de datos y los controles de gobernanza de carácter integral pueden proporcionar a las organizaciones un marco para la gestión responsable de los datos en una amplia gama de equipos y partes interesadas. Las políticas deben especificar con claridad las normas relacionadas con la recopilación, el almacenamiento, el uso y la eliminación de los datos, lo que a su vez garantiza que los datos se tienen en cuenta y se gestionan correctamente en todas las fases del ciclo de vida. Asimismo, las políticas también deben definir roles y responsabilidades, establecer normas de clasificación de datos y establecer directrices para la protección y la privacidad de los datos.
Para muchas organizaciones que buscan madurar sus procesos de gestión de datos, la tecnología desempeñará un papel crucial. Por ejemplo, herramientas como el registro de actividades de tratamiento automatizado, la localización de datos, el software de cifrado y los sistemas de auditoría automatizados pueden mejorar la eficiencia y la seguridad a nivel global. De hecho, estas tecnologías, junto con una colaboración interfuncional, ayudan a que las organizaciones puedan supervisar el uso de los datos, detectar anomalías y asegurar el cumplimiento de las políticas de datos.
Próximos pasos para un uso responsable durante el ciclo de vida de los datos
A lo largo de esta serie de publicaciones, hemos analizado cómo las organizaciones pueden utilizar los datos personales de manera responsable en cada fase del ciclo de vida de los datos. Sin embargo, existen varios aspectos diferentes dentro de la gestión del programa de privacidad que hay que tener en cuenta durante cualquier fase del ciclo de vida de los datos, donde las organizaciones presentarán distintos niveles de madurez para cada uno de ellos. Al comparar tu programa actual con el modelo de madurez de privacidad de datos de OneTrust, puedes resaltar las acciones concretas que se pueden tomar con el fin de madurar tus procesos de privacidad y adoptar un enfoque más responsable con respecto al uso de los datos personales.
Obtén más información sobre el modelo de madurez de privacidad de datos y completa una autoevaluación para comprender en qué punto se encuentran tus procesos actuales y las áreas de mejora en las que podrías basarte.
