Comment Viaplay a mis en place adaptabilité, automatisation et connectivité avec OneTrust

L’entreprise

Viaplay Group AB est une entreprise suédoise de médias et de divertissement dont le siège est situé à Stockholm. La société exploite les services de streaming vidéo Viaplay, ainsi que des chaînes de télévision et de radio financées par la publicité dans tous les pays nordiques et aux Pays-Bas. Viaplay Group dispose d’un département « Group Compliance » qui est chargé à la fois de la protection de la vie privée et de la conformité.

Contexte de l’entreprise

En tant qu’organisation du secteur des médias, Viaplay évolue dans un contexte où la protection de la vie privée et les réglementations sectorielles s’entrecroisent de manière complexe, où elle doit trouver un équilibre entre conformité réglementaire et liberté d’expression. En plus des lois sur la protection des données, Viaplay doit aussi respecter les normes de la publicité et les règles sur le ciblage d’audience. Le consentement joue un rôle crucial, non seulement pour la conformité en matière de protection de la vie privée, mais aussi pour maintenir la viabilité de son modèle publicitaire. Gérer le consentement sur plusieurs canaux et dans différentes juridictions, tout en veillant à ce qu’il soit conforme aux attentes des utilisateurs et aux objectifs métier, reste un défi constant. De plus, Viaplay doit trouver l’équilibre entre transparence et expérience utilisateur avec les obligations réglementaires, en particulier dans des environnements numériques dynamiques.

Le défi

Viaplay recherchait un outil capable de donner une meilleure visibilité et des mesures de contrôle d’un point de vue réglementaire et opérationnel. L’entreprise voulait une plateforme centralisée qui permette des gains d’efficacité des processus et des économies de temps, afin de réaffecter ce temps à des tâches à plus forte valeur ajoutée.

La solution

Viaplay a choisi OneTrust comme fournisseur de solution pour répondre à ses besoins. Pour commencer, Viaplay a choisi Privacy Automation Suite de OneTrust (Automatisation des analyses d’impact, Cartographie des données, DataGuidance), Consent Management (CMP) et Third-Party Management (Third-Party Risk management, Third-Party Risk Exchange). Ont ensuite été ajoutées : Third-Party Due Diligence en décembre 2023 et DSR Automation en décembre 2024 à un ensemble croissant de solutions OneTrust.

Cas d’usage Viaplay et résultats obtenus avec OneTrust

« L’utilisation de OneTrust comme plateforme unifiée a simplifié l’alignement interne en créant une source unique de référence pour nos activités liées à la protection de la vie privée, à la conformité et au risque. Cette visibilité partagée a amélioré la coordination, réduit les malentendus et facilité le suivi des responsabilités et des progrès. »

-Nenad G., Head of Group Compliance & Group DPO, Viaplay

Parlez-nous des cas d’usage spécifiques de Viaplay

Nous utilisons principalement OneTrust pour gérer notre cartographie des données, les processus de consentement et de gestion du risque tiers, ainsi que pour rationaliser les demandes d’exercice de droit. La plateforme prend en charge des millions de registres de consentement sur plusieurs canaux, notamment le Web, les applications mobiles et la télévision connectée, et garantit que nous avons une approche cohérente et conforme quel que soit le point de contact de l’utilisateur. Nous avons également déployé des questionnaires et des évaluations normalisés pour l’intégration des fournisseurs et les analyses d’impact sur la protection de la vie privée, qui sont utilisés dans toutes les fonctions de l’organisation.

Quels ont été les principaux avantages de regrouper la protection de la vie privée, la conformité, le consentement et le risque au sein du même logiciel ?

Les principaux avantages sont l’adaptabilité, l’automatisation, la connectivité de l’outil pour soutenir nos besoins réglementaires, de risque et de conformité sur une seule plateforme.

L’avantage de regrouper plusieurs processus sur une seule plateforme nous a donné une meilleure visibilité et un meilleur contrôle dans l’ensemble de notre contexte réglementaire et opérationnel. Les efforts n’ont plus à être dupliqués et la détection des interdépendances entre obligations et risques est facilitée. La capacité d’adaptation de la plateforme nous permet de répondre plus rapidement aux exigences réglementaires changeantes, tandis que l’automatisation intégrée a contribué à standardiser des tâches qui étaient autrefois très manuelles. Nous avons constaté une diminution de 70 % du temps consacré à répondre aux demandes de suppression de données depuis que nous avons automatisé les tâches correspondantes dans les différents systèmes où elles se trouvent.

Centraliser ces processus permet également une prise de décision plus éclairée et nous permet de démontrer la responsabilité de manière plus efficace.

Comment avez-vous simplifié votre harmonisation interne et la visibilité entre les différents départements ?

Utiliser une plateforme unifiée a simplifié l’alignement interne en créant une source unique de référence pour nos activités liées à la protection de la vie privée, à la conformité et au risque. La fragmentation a été réduite en permettant aux départements de travailler à partir des mêmes données et de suivre des workflows harmonisés. Cette visibilité partagée a amélioré la coordination, réduit les malentendus et facilité le suivi des responsabilités et des progrès. En conséquence, les problèmes sont identifiés et résolus plus rapidement, et la collaboration interfonctionnelle est devenue plus structurée et efficace.

Quel impact les solutions de OneTrust ont-elles eu au sein de votre organisation et sur votre manière de faire des affaires ?

Les solutions de OneTrust nous ont aidés à rationaliser les workflows de conformité et de protection de la vie privée clés, en réduisant les tâches manuelles et en améliorant la cohérence entre les équipes. En centralisant les processus, tels que la cartographie des données, les analyses du risque tiers et la gestion du consentement, nous avons favorisé une meilleure collaboration entre les différentes fonctions. Cela a non seulement amélioré notre efficacité opérationnelle, mais a également renforcé notre capacité à répondre aux exigences réglementaires de manière rapide et coordonnée.

Comment mesurez-vous la réussite en interne ?

Nous mesurons notre réussite en tenant compte à la fois de l’efficacité opérationnelle et des résultats obtenus en matière de réduction des risques. Par exemple, nous prévoyons de réduire considérablement le temps et les ressources nécessaires pour répondre aux demandes d’exercice de droit. Nous suivons également les progrès réalisés en matière de cohérence des revues des risques tiers. À l’avenir, l’un de nos principaux objectifs est de réduire encore davantage le temps consacré à l’identification et au signalement des risques en automatisant davantage notre suivi de la conformité. Cela devrait générer des économies supplémentaires et permettre à nos équipes de se concentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée.

Quelle est la prochaine étape de votre parcours en gestion de la protection des données personnelles, du risque et de la conformité ?

Notre prochain objectif est d’améliorer le processus d’intégration et de sélection des fournisseurs en le rendant plus convivial et automatisé. Nous visons à rationaliser la diligence raisonnable grâce à des workflows plus intelligents, au signalement automatisé des risques et à un reporting plus clair pour réduire les goulots d’étranglement et améliorer le processus de prise de décision. Parallèlement, nous travaillons à la mise en service complète de DSR Automation pour réduire davantage les efforts manuels et les temps de réponse. Ces étapes, en partenariat avec OneTrust, nous aideront à développer nos opérations de protection de la vie privée et de conformité de manière plus efficace tout en maintenant des normes élevées en termes de surveillance et de responsabilité.

« En utilisant OneTrust, nous avons pu identifier et résoudre les problèmes plus rapidement, et la collaboration interfonctionnelle est devenue plus structurée et plus efficace. »

-Evelina Johansson, Compliance Officer, Viaplay