Viaplay obtém adaptabilidade, automação e conectividade com a plataforma OneTrust

Sobre a empresa

A Viaplay Group AB é uma companhia sueca de mídia e entretenimento com sede em Estocolmo. A empresa opera canais de TV e rádio financiados por publicidade e o serviço de streaming de vídeo Viaplay em todos os países nórdicos e na Holanda. O departamento de conformidade do grupo abriga as equipes de privacidade de dados e conformidade regulatória.

Visão geral da empresa

A Viaplay opera em um cenário em que os regulamentos de privacidade e de mídia se entrelaçam de maneiras complexas, exigindo o equilíbrio entre a conformidade regulatória e a liberdade de expressão. Além de cumprir as leis de proteção de dados, a companhia precisa estar alinhada a normas de publicidade e segmentação de público. O consentimento desempenha um papel fundamental nesse contexto, não só em termos de conformidade, mas também para manter a viabilidade do modelo de publicidade da empresa, que enfrenta o desafio constante de gerenciar o consentimento em diversos canais e jurisdições, garantindo ao mesmo tempo o alinhamento às expectativas dos usuários e aos objetivos comerciais. Além de tudo isso, a Viaplay precisa equilibrar a transparência e a experiência do usuário com as exigências regulatórias, especialmente em ambientes digitais dinâmicos.

Desafio

A Viaplay procurava uma ferramenta que oferecesse maior visibilidade e controle dos pontos de vista regulatório e operacional. Uma plataforma centralizada, capaz de aumentar a eficiência dos processos e possibilitar a realocação de tempo em tarefas de maior valor agregado.

Solução

A Viaplay selecionou a OneTrust como provedora de soluções para atender a essas necessidades. Inicialmente, a empresa implementou o pacote Privacy Automation Suite (com as funcionalidades de automação de avaliações, mapeamento de dados e o portal de pesquisas DataGuidance), a ferramenta Consent Management (CMP) e a solução Third-Party Management (Third-Party Risk Management, Third-Party Risk Exchange). Posteriormente, adquiriu os produtos Third-Party Due Diligence, em dezembro de 2023, e DSR Automation, em dezembro de 2024.

Casos de uso e resultados

"Ter a OneTrust como plataforma unificada simplificou o alinhamento interno, criando uma fonte única de verdade para nossas atividades relacionadas a riscos de privacidade e conformidade. Essa visibilidade compartilhada melhorou a coordenação e facilitou o monitoramento do progresso e das responsabilidades".

– Nenad G., chefe de conformidade e encarregado pela proteção de dados do grupo Viaplay

Fale sobre os casos de uso específicos da Viaplay

Usamos a plataforma OneTrust principalmente para gerenciar nossos processos de mapeamento de dados, consentimento e gestão de riscos de terceiros, além de aprimorar o atendimento às solicitações dos titulares de dados. A plataforma nos permite trabalhar com milhões de registros de consentimento em múltiplos canais, incluindo websites, aplicativos móveis e TVs conectadas. Independentemente do ponto de contato com o usuário, a abordagem é consistente e está em conformidade com os regulamentos. Também implementamos questionários e processos padronizados para a incorporação de fornecedores e a avaliação de impacto, que podem ser usados em todos os setores da organização.

Quais têm sido os principais benefícios de unir privacidade, conformidade, consentimento e gestão de riscos em uma mesma solução de software?

Os principais benefícios são a adaptabilidade, a automação e a conectividade da ferramenta.

A possibilidade de reunir vários processos em uma única plataforma nos proporcionou maior visibilidade e controle sobre nosso cenário regulatório e operacional. Isso reduziu o trabalho duplicado e facilitou a identificação de interdependências entre as obrigações e os riscos. A flexibilidade da plataforma nos permite responder mais rapidamente às mudanças nos requisitos regulatórios, enquanto seus recursos nativos de automação ajudam a padronizar tarefas manuais. Registramos uma redução de 70% no tempo de atendimento a solicitações de exclusão de dados desde que automatizamos essa operação.

Além de tudo isso, a centralização dos processos garante decisões mais bem fundamentadas e uma prestação de contas seja mais eficiente.

Como a empresa assegurou o alinhamento interno e a visibilidade entre diferentes departamentos?

O uso de uma plataforma unificada simplificou o alinhamento interno, ao criar uma fonte única de verdade para nossas atividades de privacidade, conformidade e gestão de riscos. Isso reduziu a fragmentação, pois diferentes departamentos passaram a trabalhar com os mesmos dados, em fluxos de trabalho consistentes. A visibilidade compartilhada melhorou a coordenação, diminuiu as falhas de compreensão e facilitou o monitoramento do progresso das iniciativas e da responsabilidade sobre elas. Como resultado, os problemas passaram a ser identificados e resolvidos mais rapidamente e a colaboração entre diferentes áreas se tornou mais estruturada e eficiente.

Qual foi o impacto das soluções da OneTrust na empresa e na forma como ela faz negócios?

As soluções da OneTrust nos ajudaram a simplificar nossos principais fluxos de trabalho de conformidade e privacidade, reduzindo tarefas manuais e melhorando a consistência entre as equipes. Ao centralizar os processos – como mapeamento de dados, avaliação de riscos de terceiros e gestão de consentimento –, conseguimos promover uma melhor colaboração entre diferentes profissionais. Isso não só melhorou nossa eficiência operacional, como também reforçou nossa capacidade de responder aos requisitos regulatórios de forma ágil e coordenada.

Como a empresa quantifica o sucesso internamente?

Medimos o sucesso observando tanto o ganho de eficiência operacional quanto a redução dos riscos. Estamos experimentando, por exemplo, uma redução significativa no tempo e nos recursos necessários para atender a solicitações de titulares, assim como uma maior consistência na análise dos riscos associados a terceiros. Para o futuro, um de nossos principais objetivos é reduzir ainda mais o tempo dedicado à identificação e à comunicação de riscos, automatizando mais ações de monitoramento de conformidade. Esperamos que isso gere mais economia e permita que nossos profissionais concentrem seus esforços em atividades de maior valor agregado.

O que vem pela frente na jornada da empresa pela privacidade, conformidade e gestão de riscos?

Nossa próxima meta é aprimorar a triagem e a incorporação de fornecedores, tornando-as mais intuitivas e automatizadas. Queremos simplificar os processos de due diligence, por meio de fluxos de trabalho mais inteligentes, sinalização de riscos automatizada e relatórios mais claros. Isso nos ajudará a reduzir gargalos e melhorar a tomada de decisões. Paralelamente, estamos trabalhando para operacionalizar totalmente a automação do atendimento às solicitações dos titulares de dados, a fim de reduzir ainda mais o trabalho manual e o tempo de resposta. Essas iniciativas em parceria com a OneTrust nos ajudarão a ampliar a escala de nossas operações de privacidade e conformidade de forma eficiente, mantendo altos padrões de supervisão e responsabilização.

"A plataforma OneTrust nos permitiu identificar e resolver problemas mais rapidamente. A colaboração entre equipes passou a ser mais estruturada e eficiente".

– Evelina Johansson, responsável pela conformidade, Viaplay