Come Viaplay ha migliorato adattabilità, automazione e connettività con OneTrust

Informazioni sull'azienda

Viaplay Group AB è un'azienda svedese attiva nel settore dei media e dell'intrattenimento, con sede a Stoccolma. Il Gruppo gestisce il servizio di streaming video Viaplay, oltre a canali televisivi e radiofonici in tutti i Paesi nordici e nei Paesi Bassi. Per supportare le proprie attività di governance e conformità, Viaplay dispone di un dipartimento per la conformità che riunisce sia il team che si occupa della privacy sia quello che gestisce la conformità normativa.

Panoramica sull'azienda

Per un'organizzazione come Viaplay, la conformità normativa va ben oltre il rispetto delle leggi sulla privacy. L'azienda deve gestire contemporaneamente requisiti legati alla protezione dei dati, alle attività pubblicitarie, al targeting delle audience e alle specificità del settore multimediale. In questo contesto, il consenso svolge un ruolo strategico: non è solo uno strumento per garantire la conformità alle normative sulla privacy, ma rappresenta anche un elemento fondamentale per supportare il modello pubblicitario dell'organizzazione. La complessità aumenta ulteriormente quando è necessario applicare policy uniformi in più mercati e canali digitali, conciliando aspettative degli utenti, obiettivi aziendali e obblighi normativi. Mantenere questo equilibrio richiede processi di governance efficaci e una visibilità continua sulle attività di trattamento dei dati.

Sfida

La crescente complessità dei requisiti normativi e delle attività operative ha spinto Viaplay a cercare una soluzione che garantisse maggiore trasparenza e una gestione più efficiente dei processi. L'azienda desiderava centralizzare informazioni e flussi di lavoro all'interno di un'unica piattaforma, riducendo le attività manuali e migliorando la produttività dei team.

Soluzione

Per rispondere a queste esigenze, Viaplay ha scelto OneTrust come partner tecnologico. Per iniziare, l'azienda ha implementato la Privacy Automation Suite di OneTrust (Automazione delle valutazioni, Mappatura dei dati, DataGuidance), Consent Management (CMP) e Third-Party Management (Third-Party Risk management, Third-Party Risk Exchange). Nel dicembre 2023, ha aggiunto Third-Party Due Diligence e, nel dicembre 2024, Data Subject Request (DSR) Automation.

Caso d'uso e risultati di Viaplay con OneTrust

''L'utilizzo di OneTrust come piattaforma unificata ha semplificato l'allineamento tra i diversi team, creando un'unica fonte di riferimento per tutte le attività legate alla privacy, alla compliance e alla gestione del rischio. Questa visibilità condivisa ha migliorato il coordinamento, ridotto incomprensioni e reso più semplice monitorare responsabilità, avanzamento delle attività e priorità.''

Nenad G., Head of Group Compliance & Group DPO, Viaplay

I casi d'uso specifici di Viaplay

Viaplay utilizza OneTrust principalmente per gestire i processi relativi alla mappatura dei dati, al consenso e alla gestione dl rischio terze parti, così come per semplificare le richieste relative ai diritti degli interessati. La piattaforma supporta milioni di registrazioni sul consenso su più canali, tra cui web, app per dispositivi mobili e TV connesse, garantendo un approccio coerente e conforme, indipendentemente dal punto di contatto con l'utente. L'azienda ha inoltre introdotto questionari e valutazioni standardizzati per l'onboarding dei fornitori e le valutazioni d'impatto sulla privacy, utilizzati da tutti i reparti.

Quali sono stati i principali vantaggi derivanti dall'integrazione di privacy, conformità normativa, consenso e gestione del rischio in un'unica piattaforma?

I principali vantaggi sono l'adattabilità, l’automazione e la connettività dello strumento per supportare le nostre esigenze in termini di rischio e conformità normativa.

Riunire diversi processi in un'unica piattaforma ha offerto una migliore visibilità e un maggiore controllo del panorama normativo e operativo dell'azienda. Ha ridotto le duplicazioni di lavoro e reso più semplice identificare le interdipendenze tra obblighi e rischi. La flessibilità della piattaforma consente di rispondere più rapidamente ai requisiti normativi in evoluzione, mentre l'automazione integrata ha contribuito a standardizzare attività che in passato erano altamente manuali. Da quando l'azienda ha automatizzato le attività di cancellazione nei diversi sistemi in cui risiedono i dati, ha registrato una riduzione del 70% del tempo impiegato per rispondere alle richieste di cancellazione dei dati.

Centralizzare questi processi consente inoltre di prendere decisioni più informate e di dimostrare la responsabilizzazione in modo più efficiente.

In che modo l'allineamento interno e la visibilità tra i diversi reparti sono stati semplificati?

L'utilizzo di una piattaforma unificata ha semplificato l'allineamento interno, offrendo un archivio centralizzato per tutte le attività legate ai rischi in materia di privacy e conformità normativa. Ha ridotto la frammentazione, consentendo ai diversi reparti di lavorare sugli stessi dati e di seguire flussi di lavoro coerenti. Questa visibilità condivisa migliora il coordinamento, riduce le incomprensioni e rende più semplice monitorare responsabilità e progressi. Di conseguenza, i problemi vengono individuati e risolti più rapidamente, e la collaborazione interfunzionale è diventata più strutturata ed efficiente.

Che impatto hanno avuto le soluzioni OneTrust?

Le soluzioni OneTrust hanno aiutato l'azienda a semplificare i flussi di lavoro più importanti per conformità normativa e privacy, riducendo le attività manuali e migliorando la coerenza tra i team. Centralizzando processi come la mappatura dei dati, le valutazioni del rischio terze parti e la gestione del consenso, la collaborazione tra diverse funzioni è decisamente aumentata. Questo non solo ha migliorato l'efficienza operativa dell'azienda, ma ha anche rafforzato la capacità di rispondere ai requisiti normativi in modo tempestivo e coordinato.

Come viene valutato il successo dell'iniziativa?

Il successo viene misurato considerando sia le efficienze operative sia i risultati in termini di riduzione del rischio. Ad esempio, si prevede una significativa riduzione del tempo e delle risorse necessari per rispondere alle richieste DSAR. Vengono inoltre monitorati i miglioramenti nella coerenza delle valutazioni del rischio terze parti. In prospettiva, uno degli obiettivi principali è ridurre ulteriormente il tempo dedicato all'identificazione e alla segnalazione dei rischi, automatizzando una quota ancora maggiore delle attività di monitoraggio della conformità normativa. Questo dovrebbe generare ulteriori risparmi e consentire ai team di concentrarsi su attività a più alto valore aggiunto.

Quali sono i prossimi passi nel percorso di gestione della privacy, del rischio e della conformità normativa?

Il prossimo ambito di intervento riguarda il miglioramento del processo di onboarding e screening dei fornitori, rendendolo più intuitivo e automatizzato. L'obiettivo è semplificare la due diligence attraverso flussi di lavoro più intelligenti, l'identificazione automatizzata dei rischi e una reportistica più chiara, così da ridurre i colli di bottiglia e migliorare il processo decisionale. Parallelamente, l'azienda sta lavorando alla piena operatività dell'automazione delle DSR, al fine di ridurre ulteriormente le attività manuali e i tempi di risposta. Questi passaggi, realizzati in collaborazione con OneTrust, contribuiranno a rendere più scalabili ed efficienti le operazioni di privacy e conformità normativa, mantenendo allo stesso tempo elevati standard di supervisione e responsabilizzazione.

''Grazie a OneTrust, siamo riusciti a individuare e risolvere i problemi più rapidamente e la collaborazione interfunzionale è diventata più strutturata ed efficiente.''

Evelina Johansson, Compliance Officer, Viaplay