¿Qué es la Directiva Ómnibus de la UE?
La Directiva Ómnibus, que también se denomina «Reglamento Ómnibus Digital», engloba todos los esfuerzos de la Comisión Europea por simplificar y armonizar las principales normas digitales que están en vigor en los Estados miembros de la UE. En definitiva, el objetivo principal es simplificar la situación actual, pero no de manera que se reduzca la rendición de cuentas.
En la práctica, la Directiva Ómnibus está diseñada para que la serie de normas fragmentadas y complejas que componen el panorama actual se puedan aplicar, interpretar y su cumplimiento se pueda monitorizar de manera más sencilla y consistente en toda la UE. Esto es muy importante porque la mayoría de las organizaciones no operan en un solo país o dentro de una única regulación de manera aislada.
De hecho, estas operan en diversas regiones y unidades de negocio, además de con diferentes proveedores y sistemas, por lo que el cumplimiento normativo tradicional y, más bien, inconexo supone un obstáculo cada vez más difícil de superar.
Por su parte, lo que diferencia a la Directiva Ómnibus de la UE es que no aborda un único dominio regulatorio. En su lugar, consolida las expectativas a lo largo de múltiples áreas de gobernanza que históricamente se han tratado por separado, como es el caso de:
- La gobernanza de la IA
- La protección de datos
- La ciberseguridad y la generación de informes sobre incidentes
- El consentimiento y la experiencia de privacidad
- Los riesgos y la supervisión
Esta convergencia es completamente intencional. De hecho, la Directiva Ómnibus de la UE refleja la transición del cumplimiento normativo aislado y regulación por regulación a la gobernanza operativa e integrada donde se espera que las organizaciones puedan demostrar una supervisión consistente de la IA, los datos, la privacidad y los riesgos.
Cumplir con esta expectativa requiere más que una buena coordinación entre los diferentes equipos.
De hecho, se necesita una plataforma de gobernanza unificada donde se puedan conectar los flujos de trabajo, las evidencias y la generación de informes entre diferentes funciones y regiones. En este sentido, una plataforma como OneTrust resulta esencial, puesto que ayuda a las organizaciones a operacionalizar la gobernanza con la privacidad, los riesgos, los datos, el consentimiento y la IA de manera conjunta, en lugar de tener que trabajar cada área de manera aislada.
Además, es por este motivo que la Directiva Ómnibus de la UE no debe tratarse como una mera actualización jurídica prevista para el futuro.
Se trata de una señal clara de que los reguladores europeos esperan que se cubra todo el ciclo de vida del proceso de gobernanza. Por ende, las organizaciones que dependan de herramientas fragmentadas y una coordinación a la antigua usanza experimentarán obstáculos a la hora de mantener el ritmo de trabajo, mientras que las que inviertan en una gobernanza escalable y unificada estarán mejor posicionadas para adaptarse a medida que los requisitos vayan evolucionando.
¿Por qué se está malinterpretando el retraso de la Ley de IA de la UE?
Muchas organizaciones ven los titulares sobre la Directiva Ómnibus de la UE, sobre todo en lo que respecta a la Ley de IA de la UE, y piensan que van bien de tiempo.
Pero ese es el enfoque equivocado.
Algunas propuestas podrían retrasar o reajustar la forma en que se implementarán ciertas obligaciones de la Ley de IA de la UE; en particular, en lo que respecta a los requisitos de IA de riesgo elevado, que tendrán su plazo límite en 2027 o más adelante según el tipo de sistema y las normas de soporte.
Aun así, la idea no es «relajarse».
Lo adecuado es prepararse de manera responsable porque la aplicación de la ley estará vinculada a estadios de preparación e infraestructura compartida.
Este cambio genera un nuevo tipo de riesgo:
- Si esperas a que se finalicen los requisitos, podrías acabar con menos tiempo del esperado.
- Si tu organización está fragmentada, cada nueva clarificación acabará igual de fragmentada entre los diferentes equipos.
- Si tu gobernanza se efectúa de modo manual, cada plazo será un proyecto en lugar de un proceso bien unificado.
La Directiva Ómnibus de la UE nos recuerda que el cumplimiento normativo moderno no es un esfuerzo aislado, sino un modelo operativo de carácter continuo.
¿Por qué la Directiva Ómnibus de la UE es importante para tu negocio desde ya?
Incluso si la sede de tu organización se encuentra fuera de la UE, la Directiva Ómnibus se aplica si operas dentro de esta, ofreces servicios o productos a clientes de la UE o tratas datos personales de la UE. También se aplica si despliegas o utilizas IA de algún modo que afecte a los mercados o usuarios de la UE.
Esto resulta aún más importante para las empresas que:
- Cuenten con múltiples oficinas o marcas dentro de la UE
- Tomen decisiones de modo combinado a nivel local y centralizado
- Dispongan de stacks de tecnología compartidos y hagan uso de proveedores
- Efectúen operaciones reguladas (finanzas, salud, telecomunicaciones, servicios críticos)
- Lleven a cabo flujos de datos complejos en marketing, análisis de productos, RR. HH y asistencia al cliente
¿Por qué?
Porque la Directiva Ómnibus de la UE no es una mera actualización jurídica. Esta directiva cambia la forma en que se espera que las obligaciones existentes funcionen en conjunto a efectos prácticos. De esta forma, hay una mayor presión sobre cómo las organizaciones ponen en marcha su gobernanza en regiones, sistemas, terceros y procesos de negocio clave.
A medida que las expectativas se van ajustando a nivel de gobernanza de la IA, protección de datos, generación de incidentes y consentimiento, cada vez se espera más por parte de las organizaciones que puedan demostrar una supervisión operativa consistente en lugar de simples políticas.
Para los equipos europeos, el mayor riesgo es asumir que las oficinas centrales se encargarán de esto más adelante.
En la práctica, las operaciones locales suelen sentir el impacto primero, puesto que los reguladores regionales, prácticas locales o expectativas de los clientes entran en conflicto. Por tanto, las organizaciones que respaldan a sus equipos regionales con una gobernanza interconectada y fácil de rastrear en lugar de mediante herramientas desconectadas y procesos manuales están en una mejor posición para adaptarse a los cambios que trae consigo la Directiva Ómnibus.
El riesgo de una gobernanza fragmentada
Cuando el cumplimiento normativo se efectúa a través de herramientas, equipos y procesos desconectados entre sí, contar con más tiempo no reduce el riesgo.
Más bien, incrementa la incertidumbre.
Y en esta situación se encuentran la mayoría de las organizaciones a día de hoy. Con el paso del tiempo, las responsabilidades de gobernanza han ido incrementando de manera orgánica; a menudo, en respuesta a regulaciones, auditorías o incidentes individuales. El resultado es una amalgama de sistemas y responsabilidades que sobre el papel parecen manejables, pero que, bajo presión, se descomponen fácilmente. Especialmente, cuando empiezan a solaparse las expectativas.
A menudo, la fragmentación se ve de este modo dentro de las empresas:
- Los equipos de privacidad gestionan las obligaciones del RGPD en un sistema —o mediante hojas de cálculo y unidades compartidas— poniendo el foco principal sobre registros, solicitudes y evaluaciones.
- Los equipos de seguridad rastrean los incidentes, las investigaciones y la generación de informes en herramientas independientes, lo que limita la visibilidad sobre la privacidad o el impacto de la regulación.
- Los equipos de riesgo llevan el mantenimiento de sus propios registros, controles y ciclos de generación de informes, que a su vez están desconectados de las actividades diarias de datos e IA.
- La gobernanza de la IA se produce de forma desigual entre los equipos de producto, ciencia de datos, jurídico y cumplimiento normativo, a menudo sin un marco común ni una supervisión coherente.
- La gestión de consentimientos y preferencias varía en función del sitio web, aplicación o región, lo que genera un cumplimiento normativo y experiencias de usuario que son inconsistentes.
A nivel individual, cada equipo podría cumplir con sus propios objetivos, pero, en su conjunto, la organización carece de una gobernanza unificada y coherente.
Esta falta de conexión provoca lagunas operativas que son bastante tangibles:
- No hay visibilidad compartida sobre cómo convergen los datos, la IA y los riesgos dentro de la empresa.
- No existe ningún método consistente para mostrar cómo se efectúan, revisan y aprueban las decisiones.
- No hay pistas de auditoría fiables que cubran regiones, sistemas y funciones.
- No hay ningún proceso de escalamiento para absorber cualquier nuevo requisito que puedan surgir de reglas, normas y directrices.
Aquí es donde la Directiva Ómnibus de la UE supera el alcance de una mera actualización de la regulación.
Al ajustar las expectativas de la gobernanza de IA, protección de datos, generación de informes sobre incidentes y consentimiento, la Directiva Ómnibus aumenta la presión sobre los modelos operativos que se han elaborado en torno a la rendición de cuentas aislada y la coordinación manual. A medida que la aplicación de la ley se va coordinando de manera más efectiva, se espera que las organizaciones no solo puedan demostrar el cumplimiento normativo con respecto a aspectos concretos, sino que la gobernanza funcione como un sistema interconectado.
Por esto, la Directiva Ómnibus no debe tratarse como un plazo fijo o una fecha límite para cumplir con la normativa de modo inmediato. Se entiende mejor como una señal de cómo las expectativas de gobernanza evolucionan dentro de los equipos, regiones y áreas de riesgo, y no solo de cómo se interpretan leyes concretas.
La adaptabilidad como ventaja
Las organizaciones que gestionan los cambios regulatorios adecuadamente no intentan predecir cada detalle que está por venir. Se centran en reforzar los programas de gobernanza existentes para poder adaptarlos a medida que las expectativas vayan evolucionando.
Actuar con prontitud genera cuatro ventajas clave:
- Una respuesta más rápida cuando los requisitos se concreta. Cuando las normas, plantillas, directrices o la misma aplicación de la ley terminen de perfilarse, las organizaciones que ya estén preparadas podrán avanzar con mayor rapidez. En cambio, las organizaciones que no estén preparadas perderán meses solo para ajustarse al proceso y la rendición de cuentas.
- Un menor coste comparado con las remediaciones de carácter reactivo. El cumplimiento normativo de forma reactiva resulta costoso por su carácter disruptivo. Hace que los responsables tengan que optar por revisiones urgentes, rehacer trabajo y realinear a las partes interesadas.
- Una gobernanza más consistente entre países y equipos. La dirección de la UE va hacia la armonización. Las empresas que puedan demostrar una supervisión consistente entre regiones reducirán los riesgos, así como la fricción interna.
- Una confianza más solida con partners y clientes. La confianza no solo afecta a tu marca, también afecta a tus operaciones. Si puedes probar cómo administras tus datos, consentimiento, incidentes y decisiones de IA, podrás ganar confianza más rápido en áreas como adquisiciones, asociaciones y entornos regulados.
Qué es estar preparado de verdad
Estar preparado no significa intentar cumplir con todos los cambios normativos de la Directiva Ómnibus a partir de ya. Significa reforzar tu base de gobernanza a medida que las propuestas van consolidándose y las expectativas evolucionando.
En la práctica, esto significa:
1. Conectar la gobernanza en la IA, la privacidad, los datos y el riesgo
Si la gobernanza de la IA es independiente de la privacidad y la gobernanza de riesgos, estarás duplicando el trabajo e ignorando interdependencias. Una gobernanza bien interconectada significa procesos, rendición de cuentas y generación de informes compartidos.
2. Genera una visibilidad global entre regiones
Los equipos regionales y globales necesitan una visión común de tu postura con respecto a: políticas, evaluaciones, controles, proveedores, incidentes y consentimiento. Sin esto, la armonización se convierte en una serie de excepciones a nivel local.
3. Traspaso de proyectos independientes a flujos de trabajo reutilizables
El trabajo de cumplimiento normativo fracasa cuando depende de la memoria, trabajo titánico o tener que estar detrás de una o otra persona. Los flujos de trabajo reutilizables reducen el estrés y te permiten estar preparado a medida que las expectativas van cambiando.
4. Utiliza pistas de auditoría que se puedan demostrar
Cuando la aplicación de la ley sea más exhaustiva, la pregunta no serás si cumples o no. La pregunta será si puedes probar que tu gobernanza se hace de manera responsable. Esto requiere un registro de evidencias: decisiones, aprobaciones, evaluaciones, monitorización y gestión de cambios.
Aquí es donde una plataforma unificada se convierte en algo imprescindible y esto no se debe a que las «herramientas solucionan el cumplimiento normativo», sino a que la gobernanza falla y se fragmenta cuando se aplica a través de sistemas inconexos.
¿Qué significa esto de cara a los próximos pasos?
La Directiva Ómnibus de la UE viene a significar lo siguiente: Europa quiere reglas más simples pero unas expectativas operativas más sólidas.
Por este motivo, a efectos prácticos el próximo paso no debe ser pausar las decisiones de gobernanza mientras se debaten las propuestas normativas.
El siguiente paso debe ser evaluar si tu organización puede administrar la gobernanza mediante un sistema conectado entre países, equipos y requisitos que van cambiando.
Para muchas empresas, esto significa evitar soluciones fragmentadas y procesos manuales, y dirigirse hacia un enfoque que unifique:
Por su parte, OneTrust se desarrolló para solucionar todo esto; es decir, para ayudar a que las organizaciones puedan operacionalizar su gobernanza en la privacidad, los riesgos, los datos y la IA a partir de la misma base. De esta forma, los cambios regulatorios se vuelven fáciles de gestionar en vez de disruptivos.
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